Czym jest sprzedaż bezrachunkowa?

Sprzedaż bezrachunkowa to forma transakcji, w której sprzedaż towarów lub usług odbywa się bez wystawiania tradycyjnego dowodu sprzedaży, takiego jak paragon czy faktura na miejscu. Choć może się wydawać uproszczeniem, w praktyce jej stosowanie podlega określonym przepisom i warunkom, które mają zapobiegać nadużyciom podatkowym. W artykule wyjaśnimy, kiedy i dla kogo możliwe jest zastosowanie sprzedaży bezrachunkowej, jakie są związane z tym obowiązki księgowe oraz jak poprawnie ją rozliczać, zgodnie z aktualnymi regulacjami podatkowymi.

Co to jest sprzedaż bezrachunkowa?

Sprzedaż bezrachunkowa to sytuacja, kiedy przedsiębiorca sprzedaje produkt lub usługę osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej albo rolnikowi ryczałtowemu, ale nie dokumentuje tej transakcji fakturą VAT ani paragonem. Jeśli jednak kupujący poprosi o fakturę, sprzedawca musi ją wystawić, co oznacza, że transakcja przestaje być już bezrachunkowa. Warto dodać, że obowiązek używania kas fiskalnych nie dotyczy wszystkich przedsiębiorców, jednak liczba podmiotów z taką ulgą maleje. Od 1 lipca 2025 roku rozszerzono grupę podatników zobowiązanych do rejestrowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych, co ma na celu ograniczenie sprzedaży na czarno i zwiększenie transparentności obrotu.

Jakie podmioty mają obowiązek dokumentowania sprzedaży bezrachunkowej?

Przedsiębiorcy, którzy nie są zobowiązani do dokumentowania sprzedaży za pomocą faktury czy paragonu z kasy fiskalnej, mogą stosować ewidencję sprzedaży bezrachunkowej. Jeśli zastanawiasz się, czy ta forma ewidencjonowania dotyczy również Twojej działalności, warto wiedzieć, że sprzedaż bezrachunkowa jest możliwa jedynie w określonych przypadkach, gdy jednocześnie spełnione są konkretne warunki. Sprzedawca nie zawsze musi rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej, szczególnie gdy spełnia określone warunki przewidziane przepisami. W przypadku sprzedaży internetowej, kasa fiskalna nie jest wymagana, jeśli zapłata za towar odbywa się wyłącznie bezgotówkowo, np. przelewem na rachunek bankowy. Dotyczy to transakcji z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej lub rolnikami ryczałtowymi, czyli sprzedaży typu B2C. Natomiast sprzedaż kierowana do innych przedsiębiorców (B2B) wymaga pełnej dokumentacji i rejestracji.

Zasady zawierania ewidencji sprzedaży bezrachunkowej

W sytuacji, gdy sprzedaż nie jest potwierdzona żadnym dokumentem, czyli nie wystawiono ani paragonu fiskalnego, ani faktury VAT, a kupujący nie zgłosił takiego żądania, mamy do czynienia ze sprzedażą bezrachunkową. Jeśli spełniasz te warunki, obowiązuje Cię prowadzenie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, co oznacza konieczność dokumentowania transakcji w inny, przewidziany przepisami sposób. A co z zasadami zawierania ewidencji bezrachunkowej sprzedaży? W rozporządzeniu Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku, dotyczącym prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, znajdziemy szczegółowe wytyczne dotyczące ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Przepisy jasno określają, jakie dane powinny się w niej znaleźć, aby spełniała wymogi prawne (numer kolejnego wpisu, datę uzyskanego przychodu nieudokumentowanego fakturami i rachunkami oraz wysokość przychodu). Warto zapoznać się z minimalnym zakresem informacji, jakie taka ewidencja musi zawierać, co jest niezwykle ważne dla prawidłowego prowadzenia księgowości i zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami.

Dokumentowanie sprzedaży przy zwolnieniu VAT

Przedsiębiorcy, którzy nie są zobowiązani do korzystania z kasy fiskalnej i jednocześnie korzystają ze zwolnienia z VAT, mają dwie możliwości dokumentowania sprzedaży. Mogą codziennie wystawiać i księgować dowód księgowy lub prowadzić ewidencję sprzedaży, a następnie raz w miesiącu ujmować przychód w księgach rachunkowych. Wybór między tymi rozwiązaniami zależy przede wszystkim od tego, czy przedsiębiorca korzysta z usług biura rachunkowego. 

Sprzedaż stacjonarna

W przypadku prowadzenia sprzedaży w sklepie stacjonarnym, przedsiębiorca ma obowiązek rejestrowania dziennej ewidencji sprzedaży. Taka ewidencja powinna zawierać wymagane dane, a także podsumowanie całkowitych przychodów uzyskanych w danym dniu. Sumę tę następnie wpisuje się do ksiąg rachunkowych. Termin zaksięgowania zależy od tego, czy przedsiębiorca samodzielnie prowadzi księgę przychodów i rozchodów, czy korzysta z usług biura rachunkowego. Jeśli księgowość jest prowadzona samodzielnie, przychód z danego dnia należy ująć najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży kolejnego dnia. Natomiast w przypadku współpracy z biurem rachunkowym, łączny miesięczny przychód trzeba zaksięgować do 20. dnia następnego miesiąca. Warto też pamiętać o limicie sprzedaży bezrachunkowej, który wynosi 20 000 zł obrotu, dotyczy on sprzedaży dla klientów indywidualnych oraz rolników ryczałtowych. Gdy ten pułap zostanie przekroczony, przedsiębiorca ma dwa miesiące od końca miesiąca przekroczenia, aby zainstalować kasę fiskalną. Obowiązek ten dotyczy sprzedaży netto w przypadku czynnych podatników VAT oraz sprzedaży brutto u przedsiębiorców zwolnionych z VAT.

Sprzedaż wysyłkowa

Właściciele sklepów internetowych nie muszą samodzielnie prowadzić szczegółowej ewidencji sprzedaży bezgotówkowej — wystarczy, że będą korzystać z czytelnych wyciągów bankowych. Kluczowe jest jednak, aby z tych wyciągów jasno wynikało, czego dotyczyła każda ze zrealizowanych transakcji. Jeśli wyciągi bankowe nie umożliwiają takiej identyfikacji, przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję podobnie jak w przypadku sprzedaży w sklepie stacjonarnym. Dodatkowo, czynni podatnicy VAT w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej powinni wyraźnie rozdzielać różne stawki VAT, ponieważ to właśnie na tej podstawie ustalana jest należna kwota podatku VAT od sprzedaży.

Podsumowanie

Sprzedaż bezrachunkowa jest legalnym sposobem sprzedaży szczególnie skierowany do drobnych przedsiębiorców zwolnionych z kasy fiskalnej. Wymaga on jednak prowadzenia odpowiedniej ewidencji, aby prawidłowo rozliczyć przychód i podatek. Edukacja na ten temat jest szczególnie ważna dla małych firm i rzemieślników, aby uniknąć błędów podatkowych i odpowiadać aktualnym regulacjom prawnym. 

Przeczytaj także: Jak skutecznie prowadzić sprzedaż na Amazonie?