Co warto wiedzieć o uproszczonej księgowości?

Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma obowiązkami. W tym mamy konieczność prowadzenia księgowości, którą wielu przedsiębiorców początkowo prowadzi w formie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Dostępność tej uproszczonej formy zależy jednak od spełnienia określonych warunków. Jakich?

Definicja uproszczonej księgowości

Zanim jednak o wadach i zaletach uproszczonej księgowości, krótko o tym czym ona tak właściwie jest. Jest to na pewno jedna z form księgowości, często określana też np. jako mała księgowość. Uproszczoną księgowość definiuje się również jako system rejestracji ograniczony do podstawowych informacji o przychodach przedsiębiorstwa. Uproszczona księgowość umożliwia m.in. określenie wysokości podatku dochodowego. O tym kto może korzystać z uproszczonej księgowości decydują przepisy prawa. Skorzystać mogą z niej jednak:

– Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą;

– Spółki cywilne osób fizycznych;

– Cywilne spółki osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku;

– Spółki jawne osób fizycznych;

– Spółki partnerskie;

– Przedsiębiorstwa w spadku działające zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw;

Najważniejsze zasady uproszczonej księgowości

Księgowość uproszczoną można prowadzić na trzy sposoby, gdzie pierwszym z nich jest Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów. Jest to uproszczona forma ewidencjonowania przychodów i kosztów działalności gospodarczej. Prowadzą ją przedsiębiorcy rozliczający się według zasad ogólnych lub podatku liniowego. Księgę zakłada się na dzień rozpoczęcia działalności i można ją prowadzić zarówno w formie papierowej (ze spiętymi i ponumerowanymi stronami), jak i elektronicznej. Warunkiem jest stosowanie odpowiedniego programu komputerowego oraz zabezpieczenia danych przed utratą lub zniekształceniem. Kolejną jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. W przypadku księgowości opartej na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych istotne jest uwzględnienie tylko przychodów, ponieważ podatek naliczany jest bezpośrednio od ich wysokości. W związku z tym ewidencjonowanie kosztów nie wymaga uzyskania przychodów. Trzecia forma to karta podatkowa. Przy opodatkowaniu w formie karty podatkowej przedsiębiorca nie musi prowadzić ewidencji, ponieważ wysokość podatku nie zależy od osiąganego dochodu. Od początku 2022 roku ta forma rozliczeń nie jest już dostępna dla nowych firm. Mogą z niej korzystać tylko ci przedsiębiorcy, którzy wybrali kartę podatkową przed wejściem w życie nowych przepisów.

Zalety i wady uproszczonej księgowości

Jedną z głównych zalet uproszczonej księgowości są jej niskie koszty. Zarówno nabycie programu do samodzielnego prowadzenia np. PKPiR, jak i korzystanie z usług biura rachunkowego nie wiąże się z wysokimi wydatkami. W przypadku drugiej opcji warto wybrać biuro posiadające doświadczenie w branży, w której działa przedsiębiorca. Uproszczona księgowość wiąże się również z mniejszym wkładem pracy. W ramach księgowości uproszczonej nie ma potrzeby szczegółowego śledzenia i rejestrowania każdej, nawet najdrobniejszej operacji finansowej, co przekłada się na istotne oszczędności czasu podczas prowadzenia ewidencji. Wśród zalet wyróżni się także brak konieczności sporządzania sprawozdań finansowych. Przygotowywanie i składanie sprawozdań finansowych w Krajowym Rejestrze Sądowym jest typowe dla podmiotów prowadzących pełną księgowość, natomiast w przypadku księgowości uproszczonej taki obowiązek nie występuje. Uproszczona księgowość ma też swoje wady. Do tych największych zaliczana jest ograniczona dostępność. Nie wszyscy przedsiębiorcy mogą skorzystać z uproszczonej księgowości. Na przykład, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadząca sklep internetowy nie może skorzystać z tej formy ewidencji. W takim przypadku księgowość dla e-commerce musi być prowadzona w formie pełnych ksiąg rachunkowych. Ponadto uproszczona księgowość umożliwia wyliczyć jedynie wysokość podatków. W praktyce przedsiębiorcy nie otrzymują wielu kluczowych danych, które można wykorzystać przy podejmowaniu biznesowych decyzji.

Koszt uproszczonej księgowości

Koszt uproszczonej księgowości uzależnia kilka czynników, w tym m.in. formy opodatkowania czy ilości dokumentów księgowych i dodatkowych usług wskazanych przez przedsiębiorcę. Przykładowo właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej, który nie ma zatrudnionych pracowników, powinien liczyć się z kosztami od150 do 500 zł netto miesięcznie. Koszty związane z prowadzeniem księgowości można zmniejszyć, decydując się na samodzielne jej prowadzenie, korzystając np. z dedykowanego oprogramowania. Mimo to wielu przedsiębiorców wybiera współpracę z biurem rachunkowym. Skorzystanie z usług ekspertów daje pełne wsparcie, zwalnia z obowiązku monitorowania zmieniających się przepisów i pozwala całkowicie skupić się na rozwoju firmy.

Podsumowanie

Uproszczona księgowość to forma prowadzenia ewidencji podatkowej przeznaczona głównie dla małych przedsiębiorstw i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które chcą rozliczać podatki w sposób prostszy i tańszy niż w pełnej księgowości. Opiera się na rejestrowaniu podstawowych informacji o przychodach i kosztach, co pozwala prawidłowo obliczyć podatek dochodowy (PIT) oraz VAT, jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT. Główne zalety uproszczonej księgowości to niższe koszty prowadzenia księgowości, mniejsze nakłady pracy związane z rejestracją zdarzeń gospodarczych oraz brak obowiązku sporządzania sprawozdań finansowych, co jest charakterystyczne dla pełnej księgowości. Pozwala to małym firmom skupić się na działalności biznesowej, minimalizując koszty i czas związany z formalnościami księgowymi.

Przeczytaj także: Dlaczego branża e-commerce jest tak popularna?